Rédaction de la fiche de poste

La rédaction définitive des descriptions de fonctions

La rédaction des descriptions de fonctions est une étape qui peut prendre un temps non négligeable. En effet, chaque description devra être : 

• complète ;
• conforme (quand aucun élément n’est sous-estimé ou survalorisé) ;
• et claire, avec un vocabulaire qui doit être celui du français courant pour permettre la compréhension par tout lecteur. Les codes et jargons techniques doivent être bannis (n° de listings…).

Chaque case ci-dessous marque une tendance extrêmement approximative : le fait que la hiérarchie directe ne soit pas mentionnée dans la ligne « objectivité » ne signifie pas qu’elle en soit incapable… Seulement la relative distance des consultants externes et de la D.R.H. peut paraître aux yeux du personnel comme une sorte de garantie de cette qualité. D’ailleurs, la hiérarchie directe elle-même peut souhaiter, pour diverses raisons, être « distante » dans l’opération.

Buts	Rédacteurs
Implication et mobilisation des salariés	Titulaires Hiérarchie directe
Qualité de la rédaction	Analystes externes Analystes internes Direction des ressources humaines
Objectivité	Analystes externes Direction des ressources humaines
Rapidité d’exécution	Titulaires Hiérarchie directe Analystes externes
Contraintes budgétaires et temps (économies)	Encadrement Direction des ressources humaines

Règles à respecter pour la description des fonctions

C’est plus souvent la Direction des ressources humaines qui est chargée de la rédaction proprement dite des fiches fonctions.
Les principales règles à respecter pour la rédaction des descriptions de fonctions sont :

• La fonction doit être décrite en principe telle qu’elle existe, non comme elle a existé, devrait exister, ou existera (à moyen et long termes).
• Les mots les plus importants introduisent la description des missions permanentes ou de la finalité. Ils doivent être précis.
• Les phrases doivent être simples.
• Toutes les références à d’autres fonctions ou services doivent être claires et complètes.
• Les sigles doivent être bannis (noms de listings…).
• Enfin, la description est nécessairement un résumé de la fonction. Elle doit présenter les faits les plus importants et ne pas viser l’exhaustivité.

Combien de fiches fonctions pour une entreprise ?

Il est difficile de prévoir le nombre de fonctions à décrire dans la même entreprise. En ordre de grandeur on peut considérer que dans une firme de 300 salariés, quelque cent fonctions peuvent être identifiées.

Avis du guide des salaires

Il est important que les RH prévoient du temps pour l’actualisation des descriptions des fiches fonctions.

Autres rubriques possibles pour la fiche fonction

Bien entendu d’autres rubriques que celles présentées dans la fiche fonction (exemple : fiche de l’acheteur) sont également envisageables :

• compétences techniques nécessaires ;
• équipements utilisés ;
• exigences physiques ;
• autonomie ;
• activités de supervision ;
• conditions de travail, etc.