Quelles techniques de documentation et de description ?
Ce choix dépend de deux éléments principaux :
- politique de communication ;
- techniques de documentation et de description existantes : mise au point de la fiche de description.
La description des emplois, aspect de la politique de communication
Rôles possibles des titulaires de l’emploi
Nombre d’entreprises souhaitent impliquer les titulaires dans la description de leur fonction. Le rôle du titulaire de l’emploi peut alors varier sensiblement d’une entreprise à l’autre. Il peut en effet alternativement :
- rédiger lui-même un document (après avoir reçu quelques conseils) ;
- compléter lui-même un document, rédigé par d’autres personnes ;
- revoir le document complété par son responsable hiérarchique ;
- revoir le document écrit par un analyste ;
- fournir l’information au cours d’un entretien ;
- ne jouer aucun rôle dans le processus.
La liste ci-dessus n’est pas limitative.
Avis du guide des salaires
Il apparaît clairement que les choix sont à effectuer non seulement en fonction des éléments d’information à recueillir et des techniques possibles mais surtout en fonction de la politique de communication de l’entreprise et … du coût (de la méthode choisie).
Intérêt de l'implication directe des salariés
L’implication directe des salariés est favorable au déroulement du projet dans la mesure où ils apprécient :
- que l’entreprise leur demande des informations ;
- que l’entreprise souhaite qu’ils investissent du temps dans ce but, en échange d’un retour de ces informations.
Déterminer le degré d'implication des salariés
Pour déterminer le degré d’implication et le rôle précis des titulaires dans la documentation des fonctions, il convient donc de prendre en compte :
- Les souhaits et les attentes des salariés concernant leur implication dans la phase de documentation ;
- Le degré de précision des informations dont la direction a besoin et dont les titulaires peuvent éventuellement être seuls détenteurs ;
- Les compétences des salariés des différents niveaux hiérarchiques en matière de rédaction ;
- La quantité de temps envisagée par la direction de l’entreprise pour que les salariés puissent compléter les documents, rédigés par eux-mêmes.
Importance du choix des rédacteurs
Pour rassembler la documentation sur les emplois dans l’entreprise, il y a trois types d’acteurs possibles :
- Confier aux responsables hiérarchiques la « documentation » des fonctions ;
- Impliquer une sélection de titulaires représentatifs des fonctions existant dans l’entreprise ;
- Constituer une équipe d’analystes pour développer une documentation des fonctions basée éventuellement sur des entretiens.