Deux hypothèses
Deux hypothèses sont à examiner :
- le véhicule a été acheté par l’entreprise ;
- le véhicule est loué par l’entreprise.
Dans le cas d'un véhicule acheté par l'entreprise
L’évaluation est effectuée sur la base des dépenses engagées pour le compte du salarié. Ces dépenses comprennent
- l’amortissement de l’achat du véhicule, toutes taxes comprises, sur 5 ans à hauteur de 20 % par an ;
- l’assurance et les frais d’entretien (révisions, changement de pneumatiques, vidanges, etc.) toutes taxes comprises ;
- le cas échéant, les frais de carburant utilisé pour l’usage privé et payé par l’employeur.
Si le véhicule a plus de 5 ans, le pourcentage de l’amortissement à retenir est de 10 %.
L’évaluation est calculée en proratisant le nombre de kilomètres parcourus annuellement (ou pendant la durée de mise à disposition en cours d’année) pour l’usage personnel par le nombre de kilomètres parcourus annuellement par le véhicule mis à disposition de façon permanente.
Dans le cas d'un véhicule loué ou en location avec option d'achat
L’évaluation se fait à partir du coût global de la location, de l’entretien et de l’assurance toutes taxes comprises, et, le cas échéant, des frais de carburant utilisé pour l’usage privé et payé par l’employeur.
L’évaluation est proratisée à partir des factures prouvant le nombre de kilomètres parcourus annuellement (ou pendant la durée de mise à disposition en cours d’année) pour l’usage personnel et le nombre de kilomètres parcourus annuellement par le véhicule mis à disposition de façon permanente.
Lorsque l’employeur ne peut prouver le kilométrage parcouru à titre privé, l’Urssaf peut régulariser en prenant les forfaits prévus par l’arrêté (voir fiche "L’avantage en nature véhicule au forfait").
Avis du guide des salaires
La preuve du rapport entre kilométrage professionnel et kilométrage privé peut être délicate à apporter.
Le système déclaratif adopté par certaines entreprises ne résistera pas à une demande de justification en cas de contrôle.
Nous vous conseillons de tenir un carnet de bord où seront consignés les kilomètres professionnels : les kilomètres personnels peuvent ainsi être calculés par différence entre le kilométrage réel du véhicule et les kilomètres effectués à titre professionnels.
Auteur
D. Lamuré, consultant RH, cabinet Louis-Philippe Bichon.