Nécessité de la description des emplois dans l'entreprise
Contrairement aux apparences, le contenu de la plupart des différents emplois constituant l’entreprise est peu connu des autres salariés (sérieusement), quelles que soient les raisons de cette méconnaissance.
Le terme de description (d’emplois) fait souvent peur à certains responsables ; il est, notamment, rapproché de l’idée de paperasse, de lourdeur, d’inutilité, « d’à refaire » perpétuellement. Cette crainte est souvent justifiée. Cependant, la connaissance nécessaire (que personne ne conteste) des emplois peut difficilement demeurer « en l’air », orale… D’où, les « descriptions ».
Intérêt de la documentation sur les fonctions
La description des fonctions consiste à collecter et maintenir à jour une documentation sur le contenu des fonctions de l’entreprise. Cette documentation est utilisable dans de très nombreux domaines de la gestion des ressources humaines : de l’information des nouveaux embauchés et de la valeur des embauches, à la gestion des carrières en passant par l’évaluation des fonctions, la gestion des salaires et, naturellement, l’appréciation du comportement.
La gestion des ressources humaines dans l’entreprise implique l’utilisation de documents d’information sur les fonctions, ce qui demande que l’entreprise prenne les décisions voulues sur le contenu exact de ces documents.
Ces décisions concernent :
- les informations spécifiques qui seront recueillies et présentées dans la documentation (mot synonyme de description) de fonction ;
- le choix de la technique de documentation des fonctions ;
- la conduite d’un projet de la description de fonctions.
Description des fonctions et appréciation des performances
Pour contribuer efficacement à la réalisation de ces buts, l’appréciation de la performance doit répondre à des exigences d’objectivité, de clarté et de rigueur.
La documentation des fonctions répond à ces exigences dans la mesure où elle peut permettre par exemple de :
- définir des standards de performance à partir des tâches permanentes de la fonction ;
- recenser les différentes compétences exigées par la fonction et concrétiser ainsi les observations et les conseils qui peuvent être apportés aux salariés ;
- détecter les besoins en formation.