L'appréciation des performances doit être individualisée
L‘appréciation et la gestion de la performance doivent s’attacher à éclairer les collaborateurs de l’entreprise sur ce qui est attendu d’eux, le plus concrètement possible.
Ceci suppose admis le fait que la performance n’est pas une notion universelle, définie une fois pour toutes, pour tout collaborateur, quelles que soient ses missions. Au contraire, la performance se définit de différentes façons selon les missions de chacun.
L'appréciation des performances et le management par objectifs
Dans les entreprises qui pratiquent le management par objectifs, la nécessité de répondre concrètement à ces questions est relativement plus grande. Tout objectif pour lequel le manager ne pourrait pas décrire concrètement, en termes d’actions et de moyens mis à disposition, les résultats attendus serait sans objet, le collaborateur n’ayant pas une vision assez précise de ce qu’il recouvre.
Une clarification des fonctions, des objectifs et des critères de performance nécessaire
Cette approche repose sur un travail préalable de clarification du contenu des fonctions, des résultats attendus, et des niveaux de performance pour chaque mission ou objectif.
Elle nécessite les phases suivantes :
- clarification des missions permanentes de la fonction ;
- définition des objectifs personnels ;
- définition des critères et des niveaux de performance.
La clarification des missions permanentes de la fonction
Avant d’apprécier la performance, il est essentiel que les règles du jeu soient claires, et en particulier qu’il n’y ait pas d’ambiguïté sur ce qui est attendu du collaborateur.
C’est cet objectif que poursuit la première étape de clarification des missions permanentes.
- Les descriptions de fonctions constituent un document de base indispensable pour préparer et débuter l’entretien. L’objectif de cette première phase sera alors d’affiner les missions permanentes figurant sur la description de fonction, de façon à identifier clairement les missions qui concernent véritablement le titulaire du poste.
- Si les descriptions de fonctions qui existent deviennent partiellement obsolètes, il convient de procéder à leur mise à jour avant la préparation ou la tenue de l’entretien.
Avis du guide des salaires
Cet exercice préalable est particulièrement indispensable pour les fonctions qui évoluent très vite.
La définition des missions permanentes
Ces missions sont, en principe, relativement indépendantes du titulaire actuel du poste.
La définition des missions permanentes s’attachera donc à préciser les résultats :
- listant de façon synthétique les actions à mener pour atteindre ces résultats ;
- rédigeant chaque mission en lien avec le résultat final auquel elle concourt et en identifiant bien le rôle précis et réel qu’y joue le titulaire en utilisant des termes précis.
Les « réponses » doivent correspondre :
-
à ce qui est normalement attendu du titulaire, et non d’un titulaire « théorique » dont la performance serait exceptionnelle ;
-
à la manière dont les tâches sont effectivement réalisées dans le poste, plutôt qu’à la manière dont elles devraient être réalisées dans l’idéal ;
- aux aspects habituels ou normalement attendus de la fonction plutôt qu’aux circonstances rares ou extrêmes ;
- aux conditions présentes de la fonction, et non à ce que l’on attend dans le futur.
Importance de la mise à jour des missions permanentes
La description des missions principales n’a évidemment pas pour but de figer l’organisation, mais bien, seulement, de clarifier le rôle attendu du collaborateur.
Avis du guide des salaires
Il est donc important de les passer en revue chaque année afin de les modifier en fonction des évolutions – nécessaires – de l’organisation.
L’entretien débutera donc chaque année par un réexamen de ces missions pour validation ou modification.
Pour un exemple de description des missions permanentes, cf. la description de la fonction « Chef comptable ».